Czym jest archiwizacja danych i jak działa?

Zarządzanie danymi staje się obecnie jednym z najważniejszych aspektów funkcjonowania współczesnych firm. Archiwizacja danych to proces, który pozwala na skuteczne i bezpieczne przechowywanie informacji, chroniąc je przed utratą lub nieautoryzowanym dostępem. W tym artykule wyjaśnimy, co to jest archiwizacja danych, jakie ma znaczenie dla biznesu oraz jakie są jej główne metody i etapy.

Dlaczego archiwizacja danych jest kluczowa w nowoczesnym biznesie?

Archiwizacja danych to proces, który pozwala na przeniesienie istotnych informacji do bezpiecznego miejsca w celu ich długoterminowego przechowywania. Celem archiwizacji jest ochrona danych przed ich utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem, a także umożliwienie łatwego dostępu do nich w przyszłości. Proces ten różni się od tworzenia kopii zapasowych, które mają na celu szybkie odzyskanie danych w przypadku awarii systemu, archiwizacja służy raczej do przechowywania danych, które nie są potrzebne na co dzień, ale wciąż mają wartość biznesową lub prawną.

Co to jest archiwizacja danych? To rozwiązanie, które pozwala firmom uporządkować ogromne ilości informacji, odciążyć systemy operacyjne i zabezpieczyć dane przed ryzykiem ich trwałej utraty.

Jakie dane warto archiwizować?

Współczesne przedsiębiorstwa generują olbrzymie ilości danych, każdego dnia. W przypadku braku odpowiednich narzędzi do ich przechowywania, ryzyko utraty kluczowych informacji rośnie, co może prowadzić do poważnych konsekwencji, czyli:

utraty cennych dokumentów finansowych,
braku dostępu do danych klientów,
opóźnień w realizacji projektów,
kar finansowych wynikających z nieprzestrzegania przepisów dotyczących ochrony danych

Archiwizacja danych pozwala nie tylko zabezpieczyć informacje, ale także zoptymalizować działanie systemów IT. Dzięki przeniesieniu rzadko używanych danych na taśmy, zewnętrzne dyski twarde lub ewentualnie do chmury, przedsiębiorstwo może lepiej zarządzać zasobami informatycznymi i skupić się na bieżących działaniach.

Etapy procesu archiwizacji danych

Nie wszystkie dane wymagają archiwizacji, dlatego najpierw, trzeba określić, które informacje mają największą wartość dla firmy. Dlatego warto archiwizować przede wszystkim:

Dokumenty finansowe – faktury, raporty księgowe, zestawienia budżetowe.
Dane klientów – bazy kontaktów, umowy, zgody na przetwarzanie danych.
Projekty i dokumentację techniczną – plany, specyfikacje produktów, protokoły testów.
Wiadomości e-mail – szczególnie te, zawierające ustalenia biznesowe do kontraktów.

Sposoby archiwizacji danych będą różnić się w zależności od branży i specyfiki działalności, jednak podstawowym celem jest przechowywanie tylko tych informacji, które są niezbędne z perspektywy prawa, strategii biznesowej lub historii firmy.

Archiwizacja danych wymaga planowania i realizacji kilku kluczowych etapów:

Identyfikacja danych do archiwizacji, czyli przeglądu zasobów firmy i określenie, które informacje wymagają długoterminowego przechowywania.
Wybór metody archiwizacji – to decyzja, czy dane będą przechowywane lokalnie, w chmurze, czy w systemie hybrydowym.
Przygotowanie danych – przetworzenie plików, takie jak kompresja, szyfrowanie i nadanie odpowiednich metadanych.
Zapis danych – przeniesienie informacji na wybrany nośnik, np. dysk zewnętrzny, taśmę magnetyczną lub do chmury.
Przechowywanie i kontrola – regularne sprawdzanie integralności danych i aktualizacja nośników w razie potrzeby.

Każdy z tych kroków ma dać gwarancję, że dane będą dostępne i bezpieczne przez cały okres przechowywania.

Metody archiwizacji danych – jakie są możliwości?

Firmy mogą wybierać spośród różnych metod archiwizacji w zależności od potrzeb i możliwości finansowych. Jakie więc są rodzaje archiwizacji danych?

Archiwizacja lokalna – dane są przechowywane na nośnikach fizycznych, takich jak taśmy, pendrive’y czy dyski twarde. To rozwiązanie jest tanie, ale wymaga przestrzeni i odpowiedniego zabezpieczenia.

Archiwizacja w chmurze – dane są przesyłane do zewnętrznego dostawcy usług, co pozwala na łatwy dostęp z dowolnego miejsca. To opcja wygodna, ale wymaga stabilnego połączenia internetowego.

Archiwizacja hybrydowa – ma zalety obu powyższych rozwiązań, zapewniając elastyczność i dodatkowe zabezpieczenie przed utratą danych.

Wybór odpowiedniej metody powinien uwzględniać specyfikę firmy, rodzaj danych oraz dostępny budżet. Archiwizacja danych to nie tylko obowiązek, ale także budowanie fundamentów bezpieczeństwa i płynnego działania firmy. Niezależnie od wybranej metody, proces ten pozwala przedsiębiorstwom zachować kontrolę nad informacjami i chronić je przed ryzykiem utraty.

Firmy, takie jak DelkomTech oferują kompleksowe wsparcie IT dla firm oraz archiwizację danych, zarządzanie i ochronę. Pamiętaj, że odpowiednie podejście do archiwizacji danych to fundament nowoczesnego biznesu, który chce sprostać wyzwaniom przyszłości.

Przeczytaj również: Dlaczego warto rozważyć outsourcing IT w swojej firmie?