Migracja bazy danych Subiekta 4 do Subiekta GT

System InsERT GT zawiera mechanizm pozwalający rozpocząć pracę przeniesieniem danych z innych programów firmy InsERT. Uruchamiamy go za pomocą programu Przeniesienie danych dostępnego w menu startowym Windows.

Mechanizm przeniesienia danych potrafi dokonać konwersji danych istniejących w innych systemach. W wyniku przeniesienia danych tworzony jest nowy podmiot.

Należy zwrócić uwagę, że część danych jest w systemie InsERT GT zapamiętywana w zupełnie inny sposób, niż było to w systemach starszych. W szczególności dotyczy to mechanizmu zapisu dokumentów i ścisłego rozdziału dokumentów handlowych od magazynowych w Subiekcie GT. Rozdział ten nie występował w poprzednich wersjach Subiekta. Z tego też względu mechanizm przeniesienia danych nie ma możliwości pobrania wszystkich dokumentów ze starszych wersji Subiekta. Pobiera jedynie (na życzenie użytkownika) bilans otwarcia w postaci bieżącego remanentu.

Dane mogą być przeniesione z następujących systemów sprzedaży:

• Subiekt 4 (wymagana jest wersja 1.25f lub wyższa);
• Subiekt 4 PLUS/MEGA (wymagana jest wersja 1.09b lub wyższa);

Lista informacji przenoszonych przez omawiany mechanizm do Subiekta GT:

• kartoteka towarów, usług, kompletów i opakowań zwrotnych;
• kartoteka kontrahentów;
• słowniki (grupy kontrahentów i towarów jako grupy i cechy w systemie InsERT GT, kasy, kategorie, kursy walut, magazyny, państwa, nazwiska i imiona użytkowników, rabaty, stawki VAT, terminy płatności, waluty, województwa);
• parametry pracy (dane podmiotu, parametry kontrahentów, parametry towarów, sposób wydawania towaru, parametry numeracji);
• nierozliczone rozrachunki (należności i zobowiązania);
• salda początkowe kas gotówkowych i rachunków bankowych;
• inwentaryzacja (z wykonaniem lub bez).

Po uruchomieniu programu narzędziowego Przeniesienie danych na ekranie pojawi się kreator, który w kilku prostych krokach przeprowadzi użytkownika przez cały proces.

Uwaga! Przeniesienie danych to proces, który przebiega zawsze kilku etapowo. Najpierw określamy zakres przenoszonych danych, a następnie dane źródłowe konwertujemy na pliki wymiany. Później przeprowadzamy test plików, a na końcu pobieramy do systemu InsERT GT. Należy zwrócić uwagę, że proces ten może być długotrwały, co jest związane z uniwersalnością mechanizmu i różnicami w pobieranych strukturach danych. Zaleca się wykonanie przeniesienia danych w momencie, gdy użytkownik dysponuje większą ilością czasu lub gdy może zostawić włączony komputer.

Po wykonaniu konwersji zostanie wyświetlony plik raportu. Z jego pomocą możemy się zorientować, czy nastąpiły jakieś problemy z przeniesieniem danych oraz jakie dane zostały poprawnie przeniesione.

Uwaga! Należy zwrócić uwagę, że przy pierwszym uruchomieniu programu Subiekt GT i wybraniu przeniesionego właśnie podmiotu gospodarczego konieczne będzie uzupełnienie informacji licencyjnych, czyli podanie numeru licencji programu lub wybór wersji próbnej.

Proces przeniesienia danych można podzielić na 4 etapy.

ETAP I – określenie zakresu przenoszonych danych

Ekran powitalny

Ekran powitalny zawiera tylko jedną informację: zdefiniowany podczas instalacji serwer SQL, na którym zostanie założony podmiot po przeniesieniu danych. Zmiana serwera z tego poziomu nie jest możliwa. (W wyjątkowych sytuacjach można dokonać zmiany serwera. Czynność ta opisana jest w systemie pomocy kontekstowej, wywoływanej z poziomu programu klawiszem F1).

Źródło danych

Najpierw należy określić ogólne źródło danych. Dostępne są tutaj 4 opcje:

• przeniesienie danych tylko z systemu sprzedaży – opcję tę należy wybrać, gdy dane mają być przeniesione wyłącznie z jednej z wersji Subiekta;
• przeniesienie danych tylko z systemu księgowego – opcję tę należy wybrać, gdy przenoszone są dane wyłącznie z systemu księgowego (Rachmistrza, Rejestranta lub Rewizora);
• przeniesienie danych łącznie z systemu sprzedaży i systemu księgowego – opcja ta służy połączeniu danych łącznie z systemów sprzedażnego i księgowego;
• przeniesienie danych z utworzonych wcześniej plików wymiany – ta zaawansowana opcja służy do przeniesienia danych z wcześniej utworzonych plików XML.

Przy łączonym przenoszeniu danych należy jeszcze określić, z którego z systemów będą przeniesione dane o podmiocie gospodarczym. Ponieważ dane te są zawsze bardziej szczegółowe w systemie księgowym, zaleca się dokonanie takiego właśnie wyboru (systemu księgowego). Po dokonaniu wstępnej selekcji należy wskazać konkretny program (lub programy), z którego zostaną przeniesione dane.

Lokalizacja podmiotu

Następnym krokiem będzie podanie ścieżki do danych oraz ewentualnie wybór jednego lub kilku podmiotów gospodarczych, które mają być przeniesione. Tutaj należy zwrócić uwagę na przykładowe ścieżki podane w opisach.

• Dla Subiekta 4 (PLUS/MEGA) należy podać ścieżkę do całego systemu (np. C:\SUBIEKT4) oraz ścieżkę do konkretnego katalogu z danymi do przeniesienia np. C:\SUBIEKT4\DBFS) – Subiekt 4 może bowiem przechowywać kilka zestawów danych tylko za pomocą osobnych katalogów na dysku. Należy zwrócić uwagę, że w wypadku instalacji sieciowej z użyciem pliku S4DIR.TXT powinny to być ścieżki sieciowe, a nie lokalne.

Parametry

Kolejnym krokiem przeniesienia danych jest określenie dla każdego z programów, jakie informacje mają być przeniesione.

Dla Subiekta są dostępne następujące parametry:

• przeniesienie parametrów i słowników;
• przeniesienie kartoteki towarów, usług, kompletów i opakowań;
• przeniesienie kartoteki kontrahentów;
• przeniesienie należności i zobowiązań nie rozliczonych w źródłowym Subiekcie (możliwe będzie ich rozliczanie już w systemie Subiekt GT);
• przeniesienie kas gotówkowych i rachunków bankowych wraz z wyliczeniem ich sald początkowych w systemie Subiekt GT (bilans na moment przenoszenia danych);
• przeniesienie stanów magazynowych (naturalnie z rozbiciem pozycji na różne ceny magazynowe) i utworzenie inwentaryzacji z możliwością jej automatycznego wykonania lub nie (inwentaryzacja może być wówczas poddawana edycji przed jej wykonaniem w systemie Subiekt GT).

Podsumowanie

W ostatnim kroku kreator wyświetli główne informacje podsumowujące dokonaną parametryzację przenoszenia danych. Użytkownik może wrócić do poprzednich ekranów (klawisz Wstecz) i dokonać modyfikacji. Po naciśnięciu klawisza Wykonaj kończy się etap pierwszy i rozpoczyna etap drugi.

ETAP II – wyeksportowanie danych z programów źródłowych do plików pośrednich XML

Etap II jest w dużej mierze zautomatyzowany. Przed rozpoczęciem eksportu danych, użytkownik zostanie zapytany o dane dostępowe do programu źródłowego, czyli nazwy użytkownika i hasła, bądź samego hasła (samo hasło występuje w niektórych programach DOS-owych). Wymagane jest wówczas podanie hasła głównego użytkownika programu, mającego pełne uprawnienia. W programach DOS-owych jest to użytkownik określany jako Szef, natomiast w programach dla Windows jako Administrator. Jeżeli dane są przenoszone łącznie z systemu sprzedażnego i księgowego, program przenoszący dane zapyta o oba hasła. Po podaniu prawidłowego hasła rozpocznie się eksport danych z programu źródłowego. Czas trwania operacji jest zależny od ilości przenoszonych danych mocy obliczeniowej komputera. Na dużych danych może trwać kilkadziesiąt minut.

ETAP III – sprawdzenie poprawności informacji zawartych w plikach XML

Etap III jest w pełni zautomatyzowany i trwa najkrócej (kilka, do kilkunastu minut). Jeżeli dane zapisane w plikach pośrednich będą nieprawidłowe lub nie będą zawierały koniecznych informacji (z punktu widzenia systemu GT), użytkownik zostanie o tym poinformowany stosownym raportem. Będzie mógł się zapoznać z nieprawidłowościami w danych, a następnie przerwać lub kontynuować przenoszenie danych. Przed kontynuacją przenoszonych danych, zaleca się skorygowanie nieprawidłowości w programie źródłowym (wymaga przerwania procesu przenoszenia danych i po wprowadzeniu korekt ponownego przeniesienia danych) lub bezpośrednio w plikach pośrednich (przerywanie procesu nie jest konieczne, ale modyfikacja plików pośrednich XML wymaga zaawansowanych umiejętności administracyjno-serwisowych).

Jeżeli dane zapisane w plikach pośrednich będą prawidłowe, program przenoszący dane automatycznie rozpocznie wczytywanie ich do bazy danych podmiotu w systemie InsERT GT.

ETAP IV – wczytanie informacji z plików pośrednich XML do bazy danych podmiotu

Etap IV jest etapem ostatnim i jednocześnie najdłużej trwającym. Po jego zakończeniu dostępny jest raport podsumowujący wykonane operacje. W przypadku dużej ilości przenoszonych danych, raport podsumowujący może być dosyć długi. Zaleca się jednak przejrzenie raportu w celu zweryfikowania, czy wszystkie dane zostały przeniesione prawidłowo.

Po więcej informacji dla innych wersji Subiekta oraz programów księgowych zapraszamy do kontaktu pod adresem:

Kontakt

Informacje zawarte na stronie pochodzą ze strony Insert.